Esta
función nos puede servir para combinar datos de Excel con Word, datos
personales de muchas personas con algo ya predeterminado y puede ser utilizado
para dar una notificación a algún trabajador, algún recado a los trabajadores,
felicitaciones, etc.
En seguida se
muestra un ejemplo de cómo utilizar esta función para enviar cartas. necesitamos tener:
1 Carta
redactada en Word
- 1 Base de
datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras
opciones como Access o Outlook
La carta se va a
personalizar con los datos del destinatario a que nostros queramos escoger.
Paso seguido abrimos
Microsoft Excel
2013:
Creamos la
base de datos con la
información
que vamos a combinar en la carta:
e
Nuevamente volemos al archivo de Word Donde tenemos
la carta y nos vamos a la pestaña correspondencia, no se
nos olvide dejar lo espacios necesarios para la
combinación como se muestra en la imagen:
Dentro de la pestaña correspondencia
seleccionamos iniciar combinación de correspondencia y
luego seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente
ara combinar correspondencia…
No aparece un panel al lado derecho donde
seleccionamos la opción carta y damos siguiente, esta
opción aparece n el parte de abajo del panel como se
muestra en la figura:
En este paso escogemos la opción utilizar el
documento actual y damos siguinete:
En este paso elegimos la opción utilizar una
lista existente y luego damos clic en Examinar:
Buscamos el archivo Base de Datos y le
damos abrir:
Nos sale la siguiente
venta indicando que los datos
están en la Hoja 1 del archivo de
Excel y damos
aceptar
Paso seguido debemos ver la lista de los datos que
están en el archivo de Excel y damos
Aceptar.
Si realizamos todos los pasos hasta aquí en
este punto debemos ver en la pantalla en nombre del archivo como
se ilustra en la figura y damos siguiente:
Ahora nos paramos debajo de la palabra Señor y
nos vamos a la opción Insertar campo Combinado y
Seleccionamos nombre y debemos ver como aparece en la
imagen:
Realizamos lo mismo con el resto de opciones para que
nos quede como está en la figura:
Paso Seguido damos siguiente
en la parte inferior del panel y debemos
ver la pre visualización del primer
registro de la base de
datos correspondiente a Ana Vergara; en los botones de
podemos el resto de las
cartas. Por ultimo damos clic en Siguiente:
Damos clic en la opción
Sigiente:
Damos clic en la opción editar cartar
individuales:
En la venta que nos aparece damos clic en todos y
decimos aceptar:
Y debemos el ver el archivo con todas las cartas, lo
guardamos en el nombre Taller Combinar
correspondencia:
No hay comentarios:
Publicar un comentario